供应商发票核对
- 收到发票示例：供应商 A 发来发票 INV-1042，PDF 格式。
- 读取单号、日期、金额与 ABN 整理成表。
- 比对与采购单 PO-318 逐行对照。
- 标出差异发现 1 处不一致：发票数量 12，采购单数量 10。
- 等待您确认差异与原件并排显示。联系供应商，还是按发票入账，由您决定。
- 生成待导入文件
规划依据
文书过了几道手，多半还是落在老板案头
我们在墨尔本做过多年 IT、会计，参与过房地产开发与建筑项目。所以规划 AI 工作时，我们先问的不是用什么工具，而是您每天卡在哪一步，再决定哪些交给 AI。
发票逐张手工录入
每一张的金额与 ABN 都要对一遍，月底还得再核一次。
合同改了哪里，只能重读
几十页的合同，关键条款与到期日每次都要逐页去找。
要紧的邮件压在底下
几百封来信分不出轻重，要紧的那一封，迟迟才被看到。
月报从三处拼起来
会计软件、表格与邮件里各有一部分，每个月重来一遍。
到期日全靠记性
BAS、保险、牌照与租约，忙起来漏掉一个，事后补救更费周折。
中英文件来回转换
英文来信要逐句推敲，中文记录又得整理成正式的英文文件。
工作范围
按工作分类，哪些能交给 AI
能做到哪一步，取决于您的资料样本、软件与权限，首次沟通时一并评估。交付的未必是新系统，也可以是把您已有的 AI 工具配置妥当。
- 01
单据与发票
- AI 做
- 读出单号、日期与金额，与订单比对，标出缺项与不一致之处。
- 您来定
- 核对例外，确认后导入会计软件。
- 02
合同与文件
- AI 做
- 摘出关键条款与日期，比对两个版本，注明原文位置。
- 您来定
- 判断条款的含义，必要时交律师审阅。
合同只做初审与要点提示，不构成法律意见。
- 03
邮件与沟通
- AI 做
- 按您定下的规则分拣来信，写出摘要，起草回复与待办清单。
- 您来定
- 看过草稿再发送。对外邮件，须由您或授权员工放行。
- 04
报表与数据
- AI 做
- 把几处数据汇入同一模板，起草文字说明。计算一律按能核对的规则执行。
- 您来定
- 按验收清单核对重要数字，再批准发出报表。
- 05
资料录入与整理
- AI 做
- 清洗并合并表格，在两个系统之间搬运数据，文件改名归档。
- 您来定
- 查看单独列出的例外。
- 06
申报与续期提醒
- AI 做
- 从文件中整理出日期，建成到期台账，到点提醒负责的人。
- 您来定
- 逐一核定每个日期与安排。系统不替您推算法定期限。
- 07
中英文文件
- AI 做
- 做出中英互译初稿，把英文来信整理成中文要点。
- 您来定
- 审定内容。正式提交时，按接收机构对译件的要求办理。
- 08
内部知识与小工具
- AI 做
- 把制度与常用资料做成可检索、附来源的知识库。需要时开发报价计算器一类的小工具。
- 您来定
- 定规则，也定谁能看什么。
AI 接待在网站上替您回答访客，属于网站服务。AI 落地在后台替您处理日常工作。 了解网站 AI 接待
示例流程
三个例子，决定权都在您
以下均为示例数据，用以说明处理步骤，不代表任何客户项目。
合同版本比对
- 第 7.2 条付款期限 14 天 付款期限 30 天
- 第 11 条新增：延期交付每日违约金条款
- 初审提示两处改动都影响现金流，建议签署前请律师审阅。
最后一步：律师审阅后，由您决定是否签署。这是初审与要点提示，不构成法律意见。
到期提醒表
- BAS 季报已提醒会计，待您确认
- 公众责任险续保报价已收齐，待您决定
- 域名续费已登记
- 商铺租约提前 90 天提醒
最后一步：日期与安排由您核对确认。系统只提醒，不推算法定期限，也不代为办理。
AI 落地的四条原则
每一项 AI 工作，都遵守这四条
计算与到期提醒按能核对的规则执行，读懂与起草交给 AI，判断、付款与申报留给人。
- 01
AI 起草，您定夺
最终数字、对外发送的内容与付款，由您或您指定的员工确认。申报由您或您的注册代理确认并提交，我们不代为申报。
- 02
建在您自己的账户上
尽量沿用您现有的软件与邮箱。账号开在您名下，资料与源文件归您所有。
- 03
从最耗时的一项开始
用您的真实资料试运行。结果经核对可用，再谈下一项。
- 04
每一步留记录
缺项、格式与金额按约定校验，每项结果附有来源。AI 拿不准的单独列出，交给人判断，重要数字由指定人员复核。
这些我们不做：无人值守的付款，自动发出的对外邮件，代为申报，以及法律、税务、移民或医疗方面的专业意见。合同只做初审，签署前请律师审阅。会计类工作只出底稿，供您的会计师或注册税务代理复核。
资料与数据
您的资料，去哪里，谁能看
账号在您名下
我们只用您开通的权限工作，您随时可以收回。
AI 步骤可能在境外处理
部分 AI 服务在澳洲境外处理资料。对数据所在地有要求的，先核实可用方案，再定范围。
规则部分放在您指定的地方
不经过 AI 的工具，数据可以放在您指定的服务器或自己的电脑上。
敏感资料先排除
病历与健康信息一律不送入 AI。其他资料如需使用，先去掉证件号、银行卡号等敏感内容。
每个环节在哪里处理、保留多久，以书面方案与所用服务的条款为准。 相关问答 →
怎么做
从一次沟通，到上线交接
- 01沟通
沟通与诊断
告诉我们最常重复的几件事。无论是否合作，都给您一页书面建议：哪些适合交给 AI，先做哪一件。
- 02方案
确认范围与报价
书面方案写明范围、周期与每一个确认点。报价随方案一并给出，第三方费用单列。
- 03原型
先做一项
用您有代表性的资料样本跑通一项工作。流程与原型经您认可，再正式搭建。
- 04验收
试用与验收
由实际使用的员工按验收清单试用。缺件、重复、格式变化与内容矛盾，都要测过。
- 05交接
上线交接
培训一次，留一份中文或英文使用文档，规则说明、账号与源文件一并交付。
周期取决于工作的复杂程度与资料情况，实际日期写在方案里。验收标准在报价前写清：处理哪些资料，结果交到哪里，遇到哪些异常要停下来等人批准，出错时提示谁，日后由谁维护。一次顺利的演示，不算验收。
付款与维护
分三次付款，每次都有明确节点
我们不公开价目表。一次性搭建按项目报价，不按小时计。AI 用量与软件订阅单独列出，写明由谁支付、上限多少。
- 30%
签约
书面方案经您确认后签约。
- 40%
流程与原型确认
原型用您的真实资料跑通，经您确认之后。
- 30%
上线交付
试运行通过，交接完成之后。
AI 落地维护
- 规则与流程随生意调整
- 新出现的例外，经复核后补进规则
- 每月一份处理记录，列明处理量、例外数与待您处理的环节
- 工具的小改动
- AI 用量费按实际成本单列
维护是可选项，不是开工条件。月费可取消，通知期写进方案。停止维护，不收回已交付的工具。 查看取消安排 →
常见问题
关于 AI 落地，常被问到的
查看全部问答AI 落地与网站上的 AI 接待，是一回事吗？
不是。AI 接待是网站的一项功能，在网站上回答访客的常见问题、登记询盘，属于网站服务。AI 落地处理的是公司内部的日常工作，比如发票与合同、邮件与报表。两项可以分开做。 相关问答 →
AI 会不会自己发邮件、付款，或者替我申报？
不会。涉及款项与对外发送的动作，以及其他不可撤回的操作，一律设人工确认，经您或您指定的员工批准后才执行。申报所需的资料由 AI 整理，申报本身由您或您的注册代理办理，我们不代为申报。 相关问答 →
合同初审包括什么？能给税务或移民建议吗？
合同只做初审与要点提示，税务与移民不提供专业意见。合同方面，AI 提炼要点、比对版本，提示需要留意的条款与日期，不构成法律意见，签署前请律师审阅。会计类工作只出底稿，供您的会计师或注册税务代理复核，我们不提供税务代理服务，不替您申报。移民方面只整理材料、提醒日期，不判断签证资格。 相关问答 →