AI 落地 · Tax Agent ASIC Fee Management
税务代理事务所 · ASIC 门户与年费提醒
为墨尔本一家税务代理事务所搭建的内部工具
全流程自动处理，人只做复核与发送。
年费提醒工具在事务所内网运行
原有流程与现行流程
事务所每年要向其代理的数百家公司发出 ASIC 年费提醒。过去，每一封都要人工查阅通知、推算日期、查找联系人、套用模板、登记台账。环节多，每一步都有漏发、重复发送或计算差错的风险。
原有流程：逐封人工处理
- 登录 ASIC 代理系统，逐一查找年审通知。
- 下载欠费报告，逐家核对欠款。
- 人工推算到期日与罚金档位。
- 从往来邮件与记账软件中查找联系人姓名及邮箱。
- 复制上一年的邮件，逐项改写公司名称、金额与日期。
- 为中文客户另行撰写双语版本。
- 下载通知与账单作为附件，并密送存档。
- 发送后登记台账，到期前跟进，每隔数日回查付款情况。
环节繁多，全靠人工，每一步都可能漏发、重发或算错。
现行流程：系统起草，员工复核与发送
- 员工一键同步 ASIC 通知与欠费报告。
- 状态引擎依 ASIC 规则判定每家公司所处阶段，推算到期日。金额取自欠费报告。
- 系统起草首封通知与后续提醒，双语文本、附件与密送一并备齐。
- 称呼使用联系人姓名。没有姓名记录的，以黄色标出提示。
- 每封草稿由系统逐项核验，未通过的不进入复核。
- 员工复核草稿，批准发送。
- 已登录的员工点击发送。发送前核对邮箱记录，已发出的不再重发。
- 邮箱定时同步，回信与退信归入相应公司。欠费报告显示已付款后，该公司的提醒随即关闭。
本周期 142 家公司按以下阶段跟踪
- S1 通知窗口
- S2 到期前提醒
- S3 到期前电话跟进
- S4 逾期跟进，或付款后关闭
到期当日不算逾期。金额一律以 ASIC 欠费报告为准。
主要功能
- 01
ASIC 门户与一键同步
员工在任何一台办公室电脑登录应用，即可在应用内登录 ASIC 代理系统并一键同步。ASIC 登录由员工本人完成，系统不保存或代填 ASIC 登录密码。
- 02
状态引擎
依 ASIC 规则判定阶段，推算到期日，读取欠费报告所列金额。正在注销的公司自动排除。
- 03
自动起草
首封通知与后续提醒按轮次起草，以事务所过往实际发出的邮件为范本，双语文本、附件与密送齐备。
- 04
复核与发送
复核页列明每封草稿的检查结果。批准后，由已登录的员工分批发出，不整批群发。
- 05
邮箱同步
定时同步事务所邮箱，已发邮件、回信与退信自动归入相应公司。
- 06
操作审计
每次脚本运行、每次点击，都记录操作人、时间与内容。
ASIC 门户现已上线，同步不再依赖某一台电脑。
也覆盖 BAS 与报税提醒。
安全与操作规范
邮件只由人发送
AI 与脚本只生成草稿。只有已登录的员工可以对已批准的草稿点击发送，不设定时发送或自动发送。
税号不入系统
不读取、不存储、不显示税号，每次上线前自动扫描。
ASIC 系统由员工本人登录
系统不保存也不代填 ASIC 登录密码。
杜绝重复发信
发送前即时核对邮箱，已发出的自动跳过。
措辞有据
沿用事务所的实际用语。新措辞由员工在模板页确定，AI 不自行更改。
仅限内网
只在事务所内网运行，须登录使用，只读角色不能发送。
改动可追溯
每次上线须通过发布检查与 194 项测试，未通过的版本不安装。全部操作留有审计记录。
成果与统计口径
657
事务所台账所载：过去十二个月发出的年费提醒邮件
142
本周期按阶段跟踪的公司
6,658
已同步、可按公司检索的邮件
194
每次上线前自动运行的测试
统计截至 2026-10-18。657 封为事务所台账所载的十二个月发信总量，并非工具上线以来的处理量。
VJO 不是税务代理，不代任何人向 ASIC 申报或缴费。本工具为事务所搭建，由事务所员工使用。
事务所不具名。数字取自事务所台账与系统记录，统计截至 2026-10-18。节省的工时未经实测，因此不列。